各学院：

为了做好毕业生档案整理、寄发工作，保证档案完整、准确、及时地寄往单位或院校，请各学院认真做好毕业生档案材料的收集、整理和移交工作。现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

1.《普通高等学校毕业生登记表》

2.《大学生综合测评登记表》

3.《河南城建学院学生成绩档案表》

4.《毕业生体检表》

5.正式党员材料和团员材料

6.《就业报到证》副联（白联）

7.奖、惩及其他相关材料

二、毕业生材料发放和填写要求

1.材料发放：请各学院于4月17日到学生处档案室119领取《普通高等学校毕业生登记表》（以下简称毕业生登记表）和《河南城建学院大学生综合测评登记表》。领取毕业材料时需带上加盖学院公章的各班学生名单汇总表（汇总表含有学号和姓名）纸质版，电子版提前发送至20140102.huuc.edu.cn邮箱。

2.材料填写：《毕业生登记表》每生填写两份，一份装入学生档案，另一份交校综合档案室（行政楼304）。请各学院引导学生先了解毕业生材料的填写说明（见附件1），要求学生认真填写，严格审核把关。如因填写失误影响就业、升学、升职等问题的，后果由毕业生本人承担。

三、毕业生材料盖章要求及盖章时间

1.积欠暂未通过的毕业生，《毕业生登记表》上暂时不盖“准予毕业”，先盖学校公章；确定结业的学生《毕业生登记表》先在学生处盖“结业章”后加盖学校公章。

2.《毕业生登记表》和《河南城建学院大学生综合评价登记表》按下表时间到校办和学生处盖章，到校办盖章时请提供加盖学院公章的毕业生名单。

四、毕业生材料送交要求和时间

1.送交前请将每个学生的归档材料认真整理、核实，保证学生档案材料的完整性和准确性。

2.档案材料按学号从小到大顺序排序，每个学生的《毕业生登记表》右上角用铅笔标注本人学号，其余的材料夹在《毕业生登记表》中，整理好后送交学生处档案室。另外一份《毕业生登记表》移交至校综合档案室，确定结业的可以移交，积欠的暂由学生处保管，待成绩出来后完善相关手续。

3.移交归档材料时填写“毕业生归档材料移交汇总表”（见附件2）一式两份，单位盖章并由老师签字交接。结业的、积欠的学生请在备注栏标明。

4.各学院在送交归档材料时，根据本学院人数情况选派认真负责的相关学生协助整理、装档、核查本院学生档案。

送交时间安排如下：

五、《就业报到证》副联（白联）送交要求

根据《关于规范机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》文件精神，大学生档案通过EMS标准快递方式传递。为了让EMS快递准确、及时寄发学生档案，请各学院负责就业的老师，从就业中心领取《就业报到证》副联后（即：白联），按《档案邮寄信息汇总表》（见附件3）内容认真填写。各学院送交《就业报到证》副联的同时将《档案邮寄信息汇总表》纸质版和电子版一并送交学生处。《档案邮寄信息汇总表》上的名单顺序与《就业报到证》副联的排放顺序要一致。

六、档案寄发

毕业生档案于7月初寄发，请同学们在7月10日左右进入校学生处主页（网址：http://xsc.huuc.edu.cn/）找到《毕业生寄档存根》，按学号或姓名查询快递单号，再按快递单号上网查询档案寄达情况（网址：http://www.kuaidi100.com/all/ems.shtml?from=openv）。寄发后若有异常情况可与EMS客服电话11183联系。

学校联系人：李素锦

办公电话：2089037

办公地点：行政楼119室

附件：1.《普通高校毕业生登记表》和《大学生综合测评登记表》填写说明

       2.毕业生归档材料移交汇总表

       3.档案邮寄信息汇总表

学生处

2017年 4月 13 日